Solutions documentaires : Documentation

Les démarches administratives à réaliser auprès de la CNIL pour un portail e-sidoc

La demande d’avis pour un portail e-sidoc est une démarche obligatoire à réaliser auprès de la CNIL par un établissement. Pour vous assister dans votre télédéclaration, nous avons mis à disposition des documents qui faciliteront vos démarches.
Ce document explique pourquoi la demande d’avis est obligatoire, comment réaliser votre télédéclaration sur le site de la CNIL et ce que vous devrez faire une fois que l’avis est réputé favorable.

 

Quelle(s) déclaration(s) effectuer auprès de la CNIL?

Votre établissement n’a pas d’ENT et dispose d’un portail e-sidoc. Il n’a pas encore déposé de demande d’avis pour e-sidoc

Vous devez télédéclarer en vous aidant du formulaire sans ENT

 

Votre établissement va être doté d’un ENT et a déjà déposé une demande d’avis pour e-sidoc

Vous devez réaliser une déclaration simplifiée ARU 003 pour l’ENT

 

Votre établissement a un ENT, il a déjà réalisé la déclaration simplifiée ARU 003 et n'a pas encore déposé de demande d’avis pour e-sidoc

Vous devez télédéclarer en vous aidant du formulaire avec ENT

 

Votre établissement va être doté d’un ENT et d’un portail e-sidoc, vous n'avez réalisé aucune déclaration

Vous devez réaliser une déclaration simplifiée ARU 003 pour l’ENT + télédéclarer en vous aidant du formulaire avec ENT

 

Votre établissement a un ENT, il a déjà réalisé la déclaration simplifiée ARU 003 et a déjà déposé de demande d’avis pour e-sidoc

Vous n’avez aucune formalité à réaliser.

 

 

Questions – réponses

Est - il nécessaire de faire la démarche de déclaration CNIL si l’établissement ne gère pas de « compte élève » dans BCDI ou ne souhaite qu’aucun compte élève ne soit créé ?

Un compte utilisateur d’e - sidoc est créé dès lors qu ’une personne (élève, enseignant...) est présente en tant qu’emprunteur dans la base du CDI gérée avec BCDI, qu’elle a un compte activé à « OUI » ou à « RIEN » et un mot de passe. Donc s’il n’y a aucune donnée qui réponde à ces critères, dans ce cas la déclaration CNIL n’a pas lieu d’être.

Si on se place côté usages et compétences, c’est un peu dommage de ne pas proposer l’accès à un compte e - sidoc à des élèves car ils n’auront pas accès à leur compte lecteur, ne pourront pas gérer des paniers de notices qui peuvent être restitués sous format bibliographique pour insertion dans leurs travaux, ne pourront pas accéder à des ressources numériques auxquelles l'établissement est abonné...

 

Les CDI devaient déjà réaliser une déclaration CNIL pour BCDI ? pourquoi réaliser une nouvelle, de nouveau ? n’est - ce pas la même ?

Il s'agit bien de 2 déclarations distinctes :

l'une est faite pour la déclaration du prêt d’ouvrages, la production de statistiques anonymes, le recouvrement des sommes liées à la perte d’ouvrages prêtés. Cette déclaration a été faite par le CNDP au nom de l'Education Nationale pour faciliter les procédures administratives (cf. http://thales.crdp-nantes.fr/service/bcdi/bcdi-cnil/index.html) .

l'autre pour e - sidoc est à faire car il s'agit d'un téléservice de l'administration électronique au sens de l'article 27 II 4° de la loi n°78 - 17 modifiée car le service est proposé par internet ; il repose sur l'utilisation d'un identifiant des personnes physiques (via le compte utilisateur); il est proposé par l'administration; il s'adresse à des usagers.

 

Pourquoi le CNDP ou le CRDP de Poitou - Charentes n’ont - ils pas réalisé une demande générale au titre de l'Education Nationale (comme cela avait été fait pour BCDI pour la déclaration du prêt d’ouvrages, la production de statistiques anonymes, le recouvrement des sommes liées à la perte d’ouvrages prêtés) ?

La CNIL a répondu négativement pour la raison suivante : "il apparait que le CRDP de Poitiers est l’éditeur d’e - sidoc, il n’est donc pas le responsable du traitement, au sens de l’article 3 de la loi n°78 - 17 modifiée. Ces formalités incomberont aux organismes qui utiliseront e - sidoc, qui le mettront en œuvre. Votre organisme ne sera tenu de procéder aux formalités préalables qu’à la condition qu’il le mette en œuvre pour son propre compte."